3 prácticas indispensables para el control de gastos en tu negocio

3 prácticas indispensables para el control de gastos en tu negocio

El cashflow refleja la entrada y salida de efectivo en un período determinado. Esto les permite a los dueños y a los responsables del área contable de cada compañía conocer su liquidez. Por eso, todas las empresas, sin importar su tamaño, llevan un control de gastos con el que miden permanentemente la salud económica de su negocio.

 

En ese sentido, el flujo de efectivo es un aspecto básico del día a día de cualquier emprendimiento porque indica su estado financiero y le permite a los emprendedores determinar la capacidad que tienen de generar beneficios y hacerle frente a todos sus pagos inmediatos y mediatos. Además, el cashflow sirve para analizar la viabilidad de inversiones dentro de un negocio así como también para entender de qué manera está creciendo.

 

En México, como en el resto del mundo, la reciente crisis sanitaria puso a prueba a las pequeñas y medianas empresas (pymes). Junto con la falta de digitalización y la descapitalización inmediata por la caída abrupta de ventas, la desorganización financiera se convirtió en uno de los mayores riesgos para la supervivencia de estos negocios: según INEGI, 8 de cada 10 empresas no superan los cinco años de vida por una mala administración, entre otros motivos. 

 

En esa línea, de acuerdo con Forbes, a mediados del 2020, cerca de 1.8 millones de pymes se encontraban en riesgo financiero. En este escenario adverso, se hizo más evidente para los emprendedores la importancia de llevar un control de gastos a partir de un flujo de caja estable.

 

Así pues, contar con un cashflow eficiente fue la pequeña gran diferencia entre las tiendas que lograron adaptarse a la nueva normalidad y aquellas que se vieron obligadas a cerrar sus puertas. 

practicas-para-el-control-de-gastos-flexio-4

Cómo llevar el control de gastos correctamente

 

1. Cobrar en tiempo y forma y retrasar los pagos:

 

Para optimizar el cashflow y, consecuentemente, la liquidez de un negocio, es indispensable lograr que los ingresos superen a los egresos. De lo contrario, si gastas más de lo que ganas, tu empresa podría caer en una situación de ahogo financiero. Esto puede resultar evidente en exceso, sin embargo, cuando la situación apremia, se suelen tomar decisiones que no están sustentadas en datos fácticos. 

 

En ese sentido, el cobro de una factura es una cuestión de supervivencia, por lo que es sumamente importante que ese dinero ingrese a la cuenta lo antes posible. De hecho, de acuerdo con estimaciones del Banco de México, la cartera vencida en el país aumentó hasta en un 19% durante 2020, lo que permite comprender lo complicado que puede ser para muchos emprendimientos cumplir con deudas y otros compromisos financieros.  

 

Para sortear estos momentos de dificultad, las empresas que se dedican al sector servicios, por ejemplo, suelen cobrar por adelantado el 50% de las facturas y lo que resta una vez que se finaliza el trabajo. Asimismo, muchos emprendedores negocian con sus proveedores el pago de las facturas a 30, 60 o 90 días. E incluso, en ocasiones, hasta más. 

 

Aplazar los egresos te permitirá ganar tiempo para cobrar aquellas facturas pendientes y agilizar la entrada de dinero al flujo de caja, por no hablar del porcentaje que se puede ganar de acuerdo con la inflación. Además, también puedes limitar los gastos y aprovechar los descuentos que supone el pago por adelantado a algunos proveedores.

practicas-para-el-control-de-gastos-flexio-2

 

2. Controla la facturación:

 

Aunque el control de la facturación puede resultar tedioso para muchas pymes, es muy importante para llevar exitosamente un flujo de caja que refleje exactamente la cantidad de dinero que se dispone para operar. 

 

Un exhaustivo control de las cuentas por cobrar que permita optimizar la entrada de dinero es indispensable para las finanzas de cualquier negocio. Conocer los tiempos de vencimiento de las facturas que te deben como así también de las que aún debes pagar facilitará calcular los recursos económicos que generarán un beneficio por el ingreso de dinero a la cuenta.

 

3. Logra un equilibrio: 

 

Determinar el punto de equilibrio de un cashflow es vital para todo negocio. Así, se puede saber si, con el correr de los días, la evolución del flujo de dinero permitirá alcanzar los objetivos para lograr un margen de ganancia al cierre del ejercicio. 

 

Una buena forma de optimizar los gastos de la empresa es fijar prioridades de pagos a partir de la elaboración de presupuestos previos. De esa forma, será mucho más sencillo definir cuáles son los gastos en los que será necesario apretarse el cinturón y cuáles pueden esperar.

practicas-para-el-control-de-gastos-flexio-3

 

4. Para qué automatizar el control de gastos:

 

Aprovechar la tecnología para automatizar el control de gastos de cualquier negocio ayuda gestionar las finanzas de cualquier empresa de forma responsable y efectiva, sobre todo teniendo en cuenta que hoy existen servicios y plataformas en línea que permiten optimizar la administración financiera.

 

Gracias al avance de la digitalización muchas son las empresas que, luego de la crisis del covid, han optimizado el control de la facturación a partir del seguimiento de las cuentas por cobrar. Estas herramientas permiten a sus usuarios disponer de la información de sus clientes (el estado de cada cobro y sus fechas de vencimiento), y de su cashflow todo el tiempo y de forma ordenada. 

 

Asimismo, con estas plataformas los emprendedores gestionan todos los cobros y pagos desde un solo lugar y de manera más eficiente, sin importar el tamaño de la compañía ni la actividad a la que se dedique. 

 

Además, impulsa el crecimiento de las empresas y permite su funcionamiento con normalidad, ya que aparte del cobro a consumidores y pagos a proveedores, estas herramientas permiten el pago de sueldos a colaboradores y una gestión general de la empresa más transparente. En suma, implementar cobros automatizados es muy beneficioso para las finanzas de un negocio porque afianza la cadena de pagos y asegura un flujo permanente de dinero.

 

Si te interesa conocer una de estas plataformas que te permita optimizar la administración financiera de tu negocio, Flexio es la mejor opción para ti, ya que es la plataforma más completa pues permite realizar cobro y pagos, así como controlar los gastos todo desde un mismo lugar.

 

Si buscas nuevas herramientas que te ayuden a administrar mejor las finanzas de tu empresa y que te ayuden a controlar tus gastos, te invitamos a dar clic en el siguiente botón “ Template para controlar el dinero de tu empresa”.

template-controlar-el-dinero-de-tu-empresa