Software administrativo: La mejor herramienta para escuelas

Software administrativo: La mejor herramienta para escuelas

Para llevar un correcto manejo de los ingresos y egresos de una escuela, la mejor herramienta es un software administrativo.

¿Sabes de qué se trata? Un software administrativo es una herramienta que sirve para simplificar y agilizar las tareas del departamento contable de una empresa. 

 

Con el uso de estas plataformas, que han cobrado mayor importancia con el avance de la digitalización, los emprendedores se benefician al sistematizar los procesos de una de las áreas más importantes de cualquier negocio. Posibilitan el control del estado financiero de una compañía en tiempo real y facilitan la toma de decisiones estratégicas a futuro. 

 

De acuerdo con INEGI, en México ocho de cada diez empresas no superan los cinco años de vida por una mala administración, entre otros motivos, y según Forbes México, a mediados del 2020, cerca de 1.8 millones de pymes se encontraban en riesgo financiero a causa de la pandemia.

 

En ese sentido, llevar un control de gastos a partir de un flujo de caja estable es crucial para el buen funcionamiento de una empresa. Por eso muchos emprendedores utilizan un software administrativo que les permite realizar un control detallado de los ingresos y egresos. Además, los software administrativos sirven para algunas de las siguientes acciones clave: 

 

  • Administrar un inventario y mantenerlo organizado para cumplir a tiempo con los pedidos de los clientes.

 

  • Gestionar la cobranza para que el ingreso de dinero al cashflow nunca se detenga y no correr el riesgo de tener un flujo de fondos negativo. 

 

  • Personalizar las facturas y hacer un seguimiento de la cobranza según cada cliente.


  • Gestionar el pago de servicios y facturas.

 

  • Brindar facilidades de pago y mensualidades a los consumidores 

 

Las ventajas de contar con un software administrativo 

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Luego de un año en el que el comercio electrónico creció exponencialmente, y durante el cual, según el Boston Consulting Group, las empresas con plataformas digitales obtuvieron ingresos 1.8 veces mayores que las tradicionales. En México muchos emprendedores implementaron un software administrativo con el objetivo de poner en orden sus finanzas y los resultados de su implementación han sido notables.

 

Los beneficios de utilizar estas herramientas informáticas en cualquier empresa se reflejan también en la competitividad que estas adquieren en relación con el resto de las compañías de su sector. De hecho, de acuerdo con International Data Corporation (IDC), el 80 % de los dueños de las pymes reconoce que será imposible ser competitivos en sus mercados sin el impulso de la digitalización. 

 

En esa línea, los software administrativos son muy útiles para las pymes y los profesionales independientes debido a que simplificar procesos contables permite aprovechar ventajas como las que enumeramos: 

 

  • Compartir información de un negocio entre todos los departamentos de la empresa para evitar errores y duplicidad de tareas.

 

  • Mantenerse al día con el pago de las facturas de los proveedores y servicios. 

 

  • Facilitar el cálculo y el pago de impuestos para cumplir con la normativa y las obligaciones fiscales y contables.

 

  • Conocer el estatus financiero de un negocio en tiempo real a través del monitoreo del flujo de efectivo.

 

  • Emitir y enviar facturas a los clientes de la empresa.

 

  • Gestionar los ingresos y egresos de las cuentas bancarias enlazadas con la empresa. 

 

  • Ahorrar tiempo al automatizar tareas y mejorar la experiencia de compra 

 

Por qué un software administrativo es una herramienta útil para las escuelas

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Los efectos del avance de la digitalización y la tecnología no solo se vieron reflejados en el mundo de los negocios. En el último tiempo, distintos centros educativos implementaron estas herramientas digitales para impulsar sus finanzas y agilizar los procesos del área de contabilidad.

 

Las escuelas, que con la llegada de la nueva normalidad producto del covid, se beneficiaron a partir de los pagos en línea. También son un ejemplo de lo eficaz que puede ser un software administrativo. Sin duda las escuelas muestran sin rodeos los beneficios que la digitalización de ciertos procesos trae para las empresas de cualquier sector.

 

Como cualquier pyme, las instituciones de enseñanza también deben llevar un detallado control de su facturación, siempre intentando que sus ingresos superen los egresos. Al igual que ocurre con cualquier negocio, lograr liquidez es indispensable para que cada escuela pueda operar con normalidad, ya sea para hacerle frente a los gastos fijos y de mantenimiento, como así también para asegurarse el pago de los salarios a sus docentes. 

 

Asimismo, con estos sistemas, los empleados del área de contabilidad de las instituciones educativas pueden aprovechar los beneficios de la centralización de tareas: seguir de forma personalizada cada cobro pendiente y evitar así un cashflow negativo. 

 

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